Dokument prawny

Polityka Prywatności

Energywise Sp. z o.o. — Platforma Schedi

Data ostatniej aktualizacji: czerwiec 2026 r.

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych Użytkowników korzystających z Platformy Schedi, dostępnej pod adresem www.schedi.pl, prowadzonej przez Energywise Sp. z o.o. Polityka wchodzi w życie z dniem jej opublikowania na stronie Platformy.

§ 1.ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

1.Administratorem danych osobowych Klientów i Kierowników jest Energywise Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu, ul. Nefrytowa 7, 61-680 Poznań, KRS: 0001192351, NIP: 9721369378 (dalej: „Administrator" lub „Usługodawca").

2.Administratorem danych osobowych Użytkowników Końcowych (pracowników i współpracowników Klienta) jest Klient. Usługodawca przetwarza te dane wyłącznie jako Podmiot Przetwarzający na podstawie umowy powierzenia przetwarzania, o której mowa w § 9 Regulaminu.

3.We wszelkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: biuro@schedi.pl lub pisemnie na adres siedziby.

§ 2.JAKIE DANE ZBIERAMY

1.W ramach korzystania z Platformy Schedi przetwarzamy następujące kategorie danych osobowych:

a)dane rejestracyjne i identyfikacyjne: imię i nazwisko, nazwę firmy, adres e-mail, rolę w organizacji;

b)dane rozliczeniowe: NIP, nazwa firmy, historia transakcji – dane kart płatniczych są przetwarzane wyłącznie przez Stripe; Usługodawca przechowuje tylko identyfikatory transakcji i status subskrypcji;

c)dane związane z grafikiem pracy: harmonogramy zmian, godziny pracy, dostępność, wnioski urlopowe, stawka godzinowa (jeśli wprowadzona przez Klienta);

d)dane techniczne: adres IP, typ przeglądarki, dane sesji, logi błędów – zbierane automatycznie w celu zapewnienia bezpieczeństwa i stabilności działania Platformy;

e)dane komunikacyjne: korespondencja e-mail w sprawach obsługi klienta i reklamacji.

2.Platforma Schedi nie przetwarza szczególnych kategorii danych osobowych (danych wrażliwych) w rozumieniu art. 9 RODO, takich jak dane o stanie zdrowia, pochodzeniu rasowym, poglądach politycznych ani przekonaniach religijnych.

§ 3.CELE I PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA

1.Dane osobowe Klientów i Kierowników przetwarzamy w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

a)zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie Usług (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);

b)obsługa płatności i wystawianie faktur (art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO);

c)wypełnienie obowiązków prawnych Administratora, w tym podatkowych i rachunkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);

d)komunikacja w sprawach obsługi klienta i rozpatrywania reklamacji (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);

e)uzasadniony interes Administratora: zapewnienie bezpieczeństwa Platformy, wykrywanie nadużyć i błędów technicznych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

2.Dane osobowe Użytkowników Końcowych przetwarzamy wyłącznie na polecenie Klienta (Administratora) w celu świadczenia Usług zarządzania grafikami pracy, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania.

§ 4.OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

1.Dane osobowe przechowujemy przez następujące okresy:

a)dane konta Klienta i Kierownika (email, imię, dane organizacji) – przez okres trwania Subskrypcji, a po jej zakończeniu lub usunięciu Konta przez 30 dni, następnie trwałe i nieodwracalne usunięcie;

b)dane Użytkowników Końcowych (harmonogramy, dostępność, zmiany) – przez okres trwania Subskrypcji Klienta, a po jej zakończeniu lub usunięciu Konta przez 30 dni, następnie trwałe usunięcie;

c)dokumenty finansowe (faktury, dane transakcyjne) – przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym wystawiono dokument, zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości i ordynacji podatkowej;

d)logi techniczne i błędów (Sentry, Vercel) – przez 90 dni od daty zdarzenia.

2.Usunięcie danych konta i harmonogramów następuje automatycznie za pomocą mechanizmu zaplanowanych zadań bazy danych. Po upływie wskazanych okresów dane są trwale usuwane w sposób uniemożliwiający ich odzyskanie.

§ 5.ODBIORCY DANYCH I PODPRZETWARZAJĄCY

1.W celu świadczenia Usług korzystamy z następujących podwykonawców i partnerów technologicznych, którym przekazujemy dane osobowe w niezbędnym zakresie:

a)Supabase Inc. (USA) – dostawca infrastruktury bazy danych, autentykacji i przechowywania danych; dane przekazywane na podstawie Standardowych Klauzul Umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską;

b)Stripe Payments Europe, Ltd. (Irlandia, EOG) – operator płatności; dane przetwarzane w ramach Europejskiego Obszaru Gospodarczego;

c)Vercel Inc. (USA) – hosting aplikacji webowej; dane przekazywane na podstawie SCC;

d)Functional Software Inc. d/b/a Sentry (USA) – monitoring błędów i wydajności; dane przekazywane na podstawie SCC;

e)Resend Inc. (USA) – platforma do wysyłki e-mail (zaproszenia, powiadomienia); dane przekazywane na podstawie SCC;

f)Google Ireland Limited / Google LLC – dostawca Google Analytics 4 wykorzystywanego do analizy publicznych stron internetowych po uzyskaniu zgody Użytkownika; dane przekazywane na podstawie warunków przetwarzania danych Google oraz SCC.

2.Dane osobowe nie są udostępniane innym podmiotom trzecim, z wyjątkiem organów publicznych lub innych podmiotów uprawnionych na podstawie przepisów prawa – na ich wyraźne żądanie.

3.Przekazanie danych do państw trzecich (poza EOG), o którym mowa w ust. 1 lit. a, c, d i e, odbywa się wyłącznie na podstawie odpowiednich zabezpieczeń prawnych (SCC), gwarantujących poziom ochrony równoważny z przepisami obowiązującymi w EOG.

§ 6.PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

1.Każda osoba, której dane osobowe przetwarzamy, ma prawo do:

a)dostępu do swoich danych oraz uzyskania ich kopii (art. 15 RODO);

b)sprostowania (poprawiania) danych, jeżeli są nieprawidłowe (art. 16 RODO);

c)usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym") – w przypadkach przewidzianych przez RODO (art. 17 RODO);

d)ograniczenia przetwarzania danych (art. 18 RODO);

e)przenoszenia danych do innego administratora w formacie powszechnie używanym i nadającym się do odczytu maszynowego (art. 20 RODO);

f)wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie Administratora (art. 21 RODO);

g)wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, e-mail: kancelaria@uodo.gov.pl.

2.W celu realizacji powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem: biuro@schedi.pl. Żądanie zostanie rozpatrzone w terminie 30 dni od jego otrzymania.

3.Użytkownicy Końcowi (pracownicy Klienta) w sprawach dotyczących przetwarzania ich danych przez Klienta (Administratora) powinni kierować się do swojego pracodawcy lub zleceniodawcy.

§ 7.PLIKI COOKIES I PRZECHOWYWANIE DANYCH W PRZEGLĄDARCE

1.Platforma Schedi korzysta z następujących plików cookies i mechanizmów przechowywania danych w przeglądarce:

a)cookies funkcjonalne – przechowują preferencje Użytkownika: wybrany język interfejsu oraz tryb ciemny (dark mode). Czas przechowywania: 365 dni. Niezbędne do prawidłowego działania Platformy zgodnie z oczekiwaniami Użytkownika;

b)cookies sesji – zarządzane przez Supabase Auth w celu utrzymania sesji zalogowanego Użytkownika. Wygasają wraz z upływem sesji lub po 15 minutach braku aktywności.

2.Za zgodą Użytkownika Platforma korzysta z cookies analitycznych Google Analytics 4, w szczególności _ga oraz _ga_<container-id>. Cookies te służą do mierzenia odwiedzin publicznych stron, źródeł ruchu oraz podstawowych zdarzeń konwersji, takich jak kliknięcie przycisku rozpoczęcia rejestracji. Google Analytics nie jest ładowany przed wyrażeniem zgody na analitykę.

3.Podstawą prawną korzystania z cookies analitycznych jest dobrowolna zgoda Użytkownika. Zgoda jest zapamiętywana przez 180 dni w cookie schedi_cookie_consent i może zostać w każdej chwili zmieniona lub wycofana przez link „Ustawienia cookies” w stopce strony.

4.Dane zdarzeń w Google Analytics są przechowywane zgodnie z konfiguracją usługi Google Analytics, rekomendacyjnie przez 14 miesięcy. Platforma nie przekazuje do Google Analytics adresów e-mail, imion i nazwisk, identyfikatorów użytkowników, nazw firm, nazw zespołów ani danych grafików pracy.

5.Platforma Schedi nie korzysta z cookies reklamowych, remarketingu ani personalizacji reklam Google. Zgody reklamowe w Google Consent Mode są ustawiane jako odmowa.

6.Vercel Analytics – Platforma korzysta z narzędzia Vercel Analytics do zbierania anonimowych statystyk odwiedzin (liczba wyświetleń, kraj, typ urządzenia). Narzędzie to nie używa plików cookies i nie gromadzi danych osobowych w rozumieniu RODO.

7.Użytkownik może zarządzać plikami cookies również za pośrednictwem ustawień swojej przeglądarki internetowej. Wyłączenie cookies funkcjonalnych może spowodować konieczność ponownego ustawiania preferencji języka i trybu wyświetlania przy każdej wizycie.

§ 8.BEZPIECZEŃSTWO DANYCH

1.Usługodawca stosuje odpowiednie techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa w celu ochrony danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub ujawnieniem, w szczególności:

a)szyfrowanie danych w tranzycie (HTTPS/TLS) i w spoczynku;

b)mechanizm Row Level Security (RLS) w bazie danych – każdy Klient ma dostęp wyłącznie do własnych danych;

c)automatyczne wylogowanie po 15 minutach braku aktywności;

d)uwierzytelnianie oparte na tokenach JWT zarządzanych przez Supabase Auth;

e)monitoring błędów i incydentów bezpieczeństwa za pomocą Sentry.

2.W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych mogącego skutkować ryzykiem naruszenia praw i wolności osób fizycznych, Usługodawca niezwłocznie powiadomi właściwy organ nadzorczy oraz, w stosownych przypadkach, osoby, których dane dotyczą.

§ 9.ZMIANY POLITYKI PRYWATNOŚCI

1.Usługodawca zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności, w szczególności w związku ze zmianami przepisów prawa, zmianami technologicznymi lub rozwojem Platformy.

2.O istotnych zmianach Polityki Prywatności Klienci zostaną poinformowani drogą elektroniczną (e-mail) lub poprzez powiadomienie wyświetlone po zalogowaniu, z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem przed wejściem zmian w życie.

3.Aktualna wersja Polityki Prywatności jest zawsze dostępna na stronie Platformy pod adresem www.schedi.pl/polityka-prywatnosci.

§ 10.KONTAKT

1.We wszystkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych, w tym w celu realizacji przysługujących Państwu praw, prosimy o kontakt:

a)e-mail: biuro@schedi.pl

b)adres korespondencyjny: Energywise Sp. z o.o., ul. Nefrytowa 7, 61-680 Poznań

2.Zobowiązujemy się odpowiedzieć na Państwa wiadomość w terminie 30 dni od jej otrzymania.